メール関連設定

この章では、メール送受信に関連する各種設定について説明します。

[受信振分設定] を登録する

[受信振分設定] は、FastHelp5 がメールサーバからメールを受信し、コールとして登録する時に適用する振分設定です。

[適用条件] に合致するメールについて、指定した振分処理を行います。
適用条件は、[件名] / [本文] / [送信名] / [宛先] / [ヘッダ] (メールヘッダ) に、任意の文字列 (メールアドレスやキーワードなど) を含む（含まない) 設定を、自由に組み合わせて設定します。大文字/小文字の区別をする (しない) 設定も行えます。

受信したメールの内容が、設定した適用条件に合致する場合、そのコールを、特定の [振分業務グループ] のコールとして登録し、コール項目の初期設定などを行う、振分処理を行います。振分処理は、次の内容を設定できます。

  • [振分業務グループ] [振分受信アドレス]
    振分先の業務グループと、その業務グループの [メール受信設定] で設定済みの受信アドレスを選択する。
    (振り分けられたメールは、選択した[振分受信アドレス] が設定された [メール受信設定] の設定で、アサインなどが行われる。)
  • [振分担当者名]
    [振分業務グループ] に所属する担当者から選択できる。この担当者アサインは、[振分受信アドレス] の [メール受信設定] より優先される。
  • [製品] [カテゴリ] [問題タイプ]
    振分処理を行ったコールの項目を設定する。
  • [その他処理]
    [処理不要でクローズ] を選択した場合、振分処理を行ったコールをそのままクローズする。FastHelp5 に取り込む必要があるが、担当者の処理は不要なメールについて設定する。
    [返信テンプレート挿入] を選択した場合、振分処理を行ったコールに、任意のテンプレートを挿入した返信メールを自動で作成しておくことができる。担当者が作成しなくてもよいため、作業軽減につながる。
メールオプション - メニュー別機能
[受信振分設定] の設定手順については、以下を参照してください。
「受信振分設定 - [受信振分設定] を登録・編集する」
ポイント

[受信除外設定] を登録する

[受信振分設定] は、メールが除外条件に合致する場合に、FastHelp5 に取り込まず、メールボックスから削除します。

[適用条件]に合致するメールについて、受信除外にします。
適用条件は、[件名] / [本文] / [送信名] / [宛先] / [ヘッダ] (メールヘッダ) に、任意の文字列 (メールアドレスやキーワードなど) を含む（含まない) 設定を、自由に組み合わせて設定します。大文字/小文字の区別をする (しない) 設定も行えます。

メールオプション - メニュー別機能
[受信除外設定] の設定手順については、以下を参照してください。
「受信除外設定 - [受信除外設定] を登録・編集する」
ポイント
  • 受信除外設定は、メールサーバから該当のメールを削除し、元に戻すことはできませんので、設定には十分注意する必要があります。
  • 受信除外設定は、[有効状態] をオンにすることで、利用可能状態になります。オフの場合は、必要項目が設定されていても、受信除外設定は適用されません。
  • 受信除外設定の新規作成時 および 変更時は、必ず、サービスの再起動 (停止、起動) を行う必要があります。
    メニュー別機能
    サービスの再起動手順については、以下を参照してください。
    「サービス管理 - サービス設定 - [通常サービス] を手動で操作する - [通常サービス] を一括停止する」
    「サービス管理 - サービス設定 - [通常サービス] を手動で操作する - [通常サービス] を一括起動する」
  • [受信除外設定一覧] エリアで [適用順設定] をクリックして、受信除外設定の適用順を変更することができます。
    1 つのメールが複数の受信除外設定に該当する場合は、[適用順] の昇順 (数値の若い順) で適用されます。
  • 適用条件の対象に "ヘッダ" を選択した場合、適用条件の文字列は正規表現で記述してください。

[自動返信設定] を利用する

[自動返信設定] は、メールの受信時に自動で送信元にメールを返信する機能です。

[適用条件] に合致するメールについて、自動で返信を行います。
適用条件は、[件名] / [本文] / [送信名] / [宛先] / [ヘッダ] (メールヘッダ) に、任意の文字列 (メールアドレスやキーワードなど) を含む（含まない) 設定を、自由に組み合わせて設定します。大文字/小文字の区別をする (しない) 設定も行えます。

受信したメールの内容が、設定した適用条件に合致する場合、送信元にメールを返信します。
送信するメールの内容 ( [FROMアドレス] [表示名] [件名] [本文] など ) を設定します。

メールオプション - メニュー別機能
[自動返信設定] の設定手順については、以下を参照してください。
「自動返信設定 - [自動返信設定] を登録・編集する」
ポイント

[連絡先] を登録する

[連絡先] は、FastHelp5 のシステムで共通の住所録です。メール送信の際に、メールアドレスを指定する場面で利用します。 業務でよく利用する送信先を設定しておくと便利です。

運用ガイド
[連絡先] の設定手順については、以下を参照してください。
「業務支援関連設定 - [連絡先] を設定する」

[NGワード] を設定する

運用ガイド
NGワードの設定手順については、以下を参照してください。
「回答支援情報登録 - [NGワード] を設定する」

定型メール解析を利用する

"定型メール解析" は、Webサイトの問い合わせフォームから FastHelp5 が定義する "定型メール書式" で送信される問い合わせメールを解析し、"顧客" と "コール" として登録する機能です。

"定型メール" を解析し受信するには、[メール受信設定] で、[定型メール解析] をオンにします。
また、[顧客情報を更新する] をオンにすると、定型メール解析により特定した顧客の情報を、定型メールの内容で更新します。

メールオプション - 運用ガイド
[メール受信設定] で [定型メール解析] をオンにする操作については、以下を参照してください。
「メール送受信設定を登録する - [メール受信設定] を登録する」
メールオプション - 画面仕様詳細
[メール受信設定] 画面の [定型メール解析] [顧客情報を更新する] の内容については、以下を参照してください。
「メール受信設定 - 項目一覧」
メールオプション - 運用ガイド
定型メール解析機能の概要については、以下を参照してください。
「はじめに - 定型メール解析を利用する」
ポイント